Om du redan har verktygslistor av olika slag kan vi snabbt importera dem till Toolbee, så att du kan komma igång snabbare.

Vi kan hjälpa dig att ställa in listorna om du vill. Du behöver bara en fil och du kan redigera den med ett kalkylblad (Excel, Sheets, Calc etc.)

Versioner

Filformat

Kalkylbladet måste sparas i följande format (helst spara en kopia, ifall något går fel)

1. CSV
2. komma som fältavgränsare
3. kodning UTF-8

Procedur

Innan du kan importera måste du:

1. Skapa alla lager som du tänker använda i importen
2. kommatecken som fältavgränsare
3. kommatecken som fältavgränsare

Du kan importera verktyg i flera omgångar. OBSERVERA att det inte sker någon duplikatkontroll, så om du anger samma verktyg i två olika importer blir de dubbletter.

Vad importeras och vad gör det inte?

Alla fält under «Fältformat» nedan kommer att importeras.

Dessa fält får standardvärden:

1. Inga för närvarande

Dessa fält importeras inte i version 1 och måste läggas till manuellt:

1. Bilder
2. Dokument
3. Kategoriikoner

Fältformat

Här förklarar vi vad de olika fälten (kolumnerna) i arket är och hur de ska formateras. Den översta raden i importmallen har fältnamn, och dessa får inte ändras. Du kan ändra ordningen, men ändra inte texten i dem, annars fungerar inte importen.

Alla fält är valfria, men observera: Minst ett av smeknamns- eller namnfälten måste anges. Om inget anges i någon av kolumnerna kommer den raden inte att importeras.

Fält: smeknamn (namn)

Text, en rad.
Detta är ett kort namn, vanligtvis ett som är lätt att känna igen. Vissa personer skriver in något informella namn här.

Fält: namn (tekniskt namn)

Text, en rad.
Detta är ett tekniskt namn, kanske längre/mer komplicerat. Vissa personer skriver in identifikationsnumret eller modellnamnet till exempel

Fält: lagerplatsDetalj

Text, en rad.
Detta är platsen inom lagret. Till exempel «Hylla 4», «Rad 6», etc. Särskilt användbart om du har många hyllor, lådor, etc., eller om lagret är väldigt stor.

Fält: lager

Text, en rad.
Detta är den lagring du vill att verktyget ska tillhöra. Under importen «placeras» verktyget där, och du kan omedelbart använda appen för att ta ut det därifrån.

Fält: serienummer

Text, en rad.
Detta är serienumret, chassinumret eller annat liknande nummer/text som tillverkaren har använt för att unikt identifiera produkten.

Fält: företagsverktygsnummer

Text, en rad.
Denna text är verktygsmärkning. Texten kommer att skrivas ut på QR-koden om du väljer att göra det. Observera att det är en ganska kort text, 20 tecken eller mindre. Det är inga problem med längre text, men om den är för lång får den inte plats och skrivs inte ut.

Administratören kan välja om texten ska skrivas ut eller inte, med varje utskrift.

Fält: companyToolNumber2

Kort text, en rad.
Denna text är verktygsmarkering. Texten visas bara på QR-utskriften om administratören har valt «2 rader i markering» i företagsinställningarna. Texten kommer att skrivas ut på rad 2 i QR-koden om du väljer den. Observera att det är en ganska kort text, 20 tecken eller mindre. Det är inga problem med längre text, men om den är för lång får den inte plats och skrivs inte ut.

Administratören kan välja om texten ska skrivas ut eller inte, med varje utskrift.

Fält: companyToolId

Text, en rad.
Vissa företag vill ha ett annat verktygs-ID-fält än det som visas på utskriften. Detta fält kan användas för sådan identifiering.

Fält: notes

Text, flera rader.
Detta är ett allmänt kommentarsfält. Observera att Toolbee har sin egen logg per verktyg, så det är inte nödvändigt att använda detta fält för loggning. Men kanske gamla loggar kan anges här.

För att ange att du vill ha en ny rad, skriv « » (omvänt snedstreck och n, utan mellanslag). Efter importen kommer texten på varje sida av att hamna på en egen rad.

Fält: taggar

Grupp av kategorinamn (text)
Toolbee låter dig tilldela en eller flera kategorier till ett verktyg för att underlätta sökning/filtrering. Du kan till exempel ha kategorierna «Stegar» och «Högspänningsverktyg». Alla stegar kommer att taggas med «Stegar» och alla högspänningsverktyg med «Högspänningsverktyg». Dock kan endast vissa av stegarna (vanligtvis glasfiber) användas i högspänningsområden. Så om du filtrerar på båda kategorierna kommer endast de stegar som du kan använda i dessa områden att visas.

Format: Fältet har kategorinamn inom citattecken (« »,“ ”,’ ‘ eller » «) och separerade med kommatecken. I exemplet ovan med högspänningsstegar skulle du skriva detta: «Stegar», «Högspänningsverktyg»

och detta verktyg placeras i dessa två kategorier. Om kategorierna inte redan finns i företaget kommer de att läggas till. Du kan ändra deras ikoner under Företagsinställningar.

Fält: modelName

Text, en rad.
Du kan använda det här fältet för att skriva modellnamnet, till exempel XRH01T.

Fält: techSpecs

Text, en rad.
I det här fältet kan du ange tekniska specifikationer, såsom lyftkapacitet, batterispänning etc.

Fält: vendorName

Text, en rad.
I det här fältet kan du skriva ner vem som sålde produkten till dig. Bra att veta vid reklamationer eller reparationer, eller om du vill köpa en annan…

Fält: boughtDate

Datumfält
I det här fältet kan du skriva ner när du köpte produkten.

Alla datumfält följer ISO-8601, dvs. ÅÅÅÅ-MM-DD: År 4 siffror, bindestreck, månad 2 siffror, bindestreck, dag 2 siffror. Totalt 10 tecken. Exempel: 2021-11-02 är 2 november 2021

Fält: warrantyExpiryDate

Datumfält
I det här fältet kan du skriva ner när garantin löper ut.

Alla datumfält följer ISO-8601, dvs. ÅÅÅÅ-MM-DD: År 4 siffror, bindestreck, månad 2 siffror, bindestreck, dag 2 siffror. Totalt 10 tecken. Exempel: 2021-11-02 är 2 november, 2021

Fält: nextAttentionDate

Datumfält
Du kan använda det här fältet som en påminnelse när du behöver göra något med det här verktyget. Vanligtvis nästa kalibrering, översyn, underhåll, målning, tvättning…

En administratör får ett e-postmeddelande på måndag kl. 8:00 veckan före detta datum. Administratören måste ändra det manuellt om hen vill få ytterligare ett meddelande senare.

Alla datumfält följer ISO-8601, dvs. ÅÅÅÅ-MM-DD: År 4 siffror, bindestreck, månad 2 siffror, bindestreck, dag 2 siffror. Totalt 10 tecken. Exempel: 2021-11-02 är 2 november 2021

Fält: nextAttentionLabel

Text, en rad.
Detta är en beskrivning av vad datumet i föregående fält handlar om. Till exempel «Kalibrering», «Målning», etc.

Fält: returnbydays

Nummerfält
Detta är antalet dagar som verktyget lånas ut som standard innan ett meddelande skickas. Om det till exempel står 3 här, kommer låntagaren av verktyget att få dagliga meddelanden efter 3 dagar. Detta nummer är också standardlånetiden när verktyget driftsätts, så om användaren lämnar det hos en kund kommer returdatumet automatiskt att ställas in 3 dagar i förväg. Användaren kan ändra detta datum om de vill och kommer bara att få dagliga meddelanden efter detta datum.

Om fältet lämnas tomt skickas inga meddelanden förrän ett möjligt driftsättningsdatum har ställts in (och passerats).

Detta fält får endast innehålla siffror eller ingenting. Om något annat än tecknen 0-9 anges tolkas fältet som värdet 0.

Fält: price

Nummerfält
Detta är priset. Om detta är ett vanligt verktyg är detta priset på verktyget. Om detta är ett lagerhållet verktyg är detta priset per styck/per enhet. Se fältet «stockKeep» nedan.

Detta fält får bara innehålla siffror. Om något annat än tecknen 0-9 anges kommer fältet att tolkas som värdet 0.

Fält: stockKeep

Booleskt fält
Om detta fält är tomt är detta ett vanligt verktyg. Om siffran 1 finns i fältet är detta ett lagerverktyg/artikel. Lager innebär att du har många av samma sak. Vanligtvis gipsskivor, byggdiesel, skruvar… vad som helst. Du väljer enheten själv, så du kan förvara skruvar i stycken, paket, kg, ton, etc. Användare kan ta ut och lägga i ett antal av dessa enheter.

Enheten den förvaras i kan inte vara ändras av användaren. Så om artikeln förvaras i kg kan användare inte ta ut 1 gram. Men det är möjligt att ta ut bråkdelar av enheter, så du kan ta ut 0,01 kg om du vill ta ut 10 gram. Huruvida det är praktiskt är en annan sak. Kanske är det bättre att ändra enheten till hekto eller gram. Inventeringen visar 2 decimaler, så om du tar ut 0,001 kg = 1 gram kan det inte vara någon skillnad (även om värdet som lagras i databasen är korrekt justerat ned med 0,001).

Priset (se prisfältet ovan) är per enhet. Prissättningsmodulen beräknar värdet i lager genom att multiplicera kvantiteten i lager × pris per enhet. Så om du har 10 förpackningar skruvar och varje kostar 1500 kr, visar prissättningsmodulen 15000 kr i skruvar.

Detta fält kan bara innehålla siffran 1 eller ingenting.

Fält: stockNow

Nummerfält
Detta är antalet enheter av artikeln som finns i lager just nu. Om detta är ett normalt verktyg (stockKeep är tomt) har detta ingen effekt och det räknas bara som 1 verktyg.

Om detta är ett lagerverktyg/artikel (stockKeep är 1) är detta fält kvantiteten i lager.

Detta fält får bara innehålla siffror. Om något annat än tecknen 0-9 anges kommer fältet att tolkas som värdet 0.

Fält: stockUnit

Text, en rad.
Detta är den enhet artikeln anges i. Om detta är ett normalt verktyg (stockKeep är tomt) har detta ingen effekt och det räknas bara som 1 artikel.

Om detta är ett lagerhållet verktyg/artikel (stockKeep är 1), denna enhet visas för att ge en uppfattning om hur artikeln ska förvaras.

Det är en bra idé att välja ett av de värden som appen har inbyggt, eftersom de översätts automatiskt om användaren väljer ett annat språk i appen. Men om du behöver kan du ange din egen enhet om du vill (dussin, sixpack…)

Dessa värden översätts automatiskt så att användaren ser rätt enhet på sitt språk:

1. st
2. par
3. set
4. lådor
5. pallar
6. rullar
7. påsar
8. flaskor
9. bollar
10. kg
11. ton
12. m
13. m2
14. m3

OBS! Om du har en enhet som du vill se inkluderad i appen välkomnar vi förslag! Vi kommer då officiellt att inkludera den och den kommer också att översättas.

Fält: stockWarnLow

Nummerfält
Detta är antalet enheter av artikeln som finns i lager just nu. Om detta är ett vanligt verktyg (stockKeep är tomt) har detta ingen effekt.

Om detta är ett lagerverktyg/artikel (stockKeep är 1), kommer administratörer automatiskt att meddelas om lagerantalet faller under antalet i detta fält. Om detta fält till exempel är satt till 10, kommer administratören att meddelas om lagerantalet är 11 och någon tar ut 2 (=lagervärde under 10).

Det här fältet får bara innehålla siffror, eller så kan det vara tomt. Om det innehåller något och tecknen inte är 0-9, tolkas fältet som värdet 0.

Fält: stockWarnLow

Nummerfält
Detta är antalet enheter av artikeln som finns i lager just nu. Om detta är ett vanligt verktyg (stockKeep är tomt) har detta ingen effekt.

Om detta är ett lagerverktyg/artikel (stockKeep är 1) kommer administratörer automatiskt att meddelas om lagerantalet överstiger antalet i detta fält. Om detta fält till exempel är satt till 5000 kommer administratören att meddelas om lagerantalet är 4999 och någon anger 2 (=lagervärde över 5000).

Detta fält får bara innehålla siffror, eller så kan det vara tomt. Om det innehåller något och tecknen inte är 0-9, tolkas fältet som värdet 0.